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「うちは自己申告です」——それ、実は"例外"の方法かもしれません

「タイムカードは入れていなくて、各自に時間を申告してもらっています」。中小企業の経営者の方とお話していると、このようなことを耳にすることがあります。コストもかからず、現場に任せられて一見スマート。

ただ、ここでひとつ大事な前提が。労働時間の把握方法には、厚生労働省のガイドラインが定める**「原則」と「例外」**があるんです。😌

📏 大原則は「客観的な記録」。自己申告は"やむを得ない場合"

ガイドラインは、労働時間の確認・記録の原則的な方法として、次の2つを挙げています。

そして自己申告制については、原文にこう書かれています。

その2の方法によることなく、自己申告制によりこれを行わざるを得ない場合、使用者は次の措置を講ずること

つまり自己申告制は、**「客観的記録によれない、やむを得ない場合の方法」**という位置づけ。決して禁止ではありませんが、「原則のひとつ」でもない——ここが出発点です。

✅ やむを得ず自己申告制をとる場合に、満たすべき条件とは？

ここが一番お伝えしたいところです。前提として、**目指すべきは原則の方法（客観的記録）**であることは変わりません。そのうえで、どうしても自己申告制によらざるを得ない場合は、次の措置をきちんと講じてはじめて「適正」と認められます。😌

ポイントは、「申告してもらって終わり」ではないということ。説明し、データと照らし、申告しやすい環境を整える——ここまでがワンセットなんですね。

【適正な自己申告制のイメージ】
　従業員が申告
　　　↓
　客観データ（PCログ等）と照合
　　　↓
　乖離があれば調査・補正
　　　↓
　"信頼できる記録"として確定 ✅

⚠️ 「申告しづらい空気」も、立派な違反リスクです

意外と見落とされがちなのが、**③の「阻害しない」**という条件。これは明確な上限設定だけでなく、「残業を申告しづらい雰囲気」そのものもリスクになり得ます。

ガイドラインは、時間外労働削減の社内通達や残業代の定額払いなどが、適正な申告を妨げる要因になっていないか確認せよとまで踏み込んでいます。「制度上は自由に申告できます」だけでなく、実際に申告できているかが問われる、というわけです。

また、始業前の準備や、参加が義務づけられた研修なども労働時間にあたります。「自主的にやっていること」と思われがちな時間が、実は申告漏れの温床になっていることも少なくありません。

📋 仕上げは「就業規則と実態のすり合わせ」

就業規則に立派な労働時間管理の条文があっても、現場で運用されていなければ、いざという時に会社を守ってくれません。

なお、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録は、労働基準法上3年間の保存義務があります。「申告ベースだから記録がない」では済まされない、という点も押さえておきたいところです。

🌱 まとめ：自己申告制は「適正に運用されてこそ」OK

整理すると、こうなります。

• ✅ 自己申告制は違法ではない。法令上認められた方法のひとつ
• ✅ ただし「原則」ではなくやむを得ない場合の方法という位置づけ
• ✅ 「説明・照合・阻害しない・確認」の措置を講じて、はじめて適正と評価される

「うちは自己申告だから大丈夫」を、「うちは自己申告でも、ちゃんと条件を整えているから大丈夫」へ。その違いが、トラブルの起きにくい職場と、働く人の安心をつくっていきます。

そして——可能であれば、客観的記録への移行を検討するのが最も確実です。近年は安価なクラウド勤怠ツールも増えており、原則の方法に近づけるハードルは下がっています。「いつかは」と考えているなら、これを機にぜひ。

ご自社の運用が条件を満たしているか気になる方は、お気軽にお問い合わせください。一緒に整えていきましょう。😊